Vacante
NOVACT inicia un proceso de contratación de la posición Responsable de administración, finanzas y logística de la Oficina en Túnez.
Condiciones
Esta vacante es una posición a tiempo completo en la oficina de Túnez (Túnez) por un periodo de un año con la posibilidad de prórroga.
Salario
El importe anual total que la empresa dedicará a esta posición es de 30.000 euros al año, según la escala salarial y la política laboral de la asociación. En el caso de personas de nacionalidad europea, esto corresponde a un salario bruto anual de 23.040 euros. En el caso de personas de nacionalidad tunecina, esto corresponde a un salario bruto de 8528.25 dinares.
Sobre la organización
NOVACT (www.novact.org) es una asociación independiente y sin ánimo de lucro con sede central en Barcelona y con oficinas en Madrid, Ramala (Palestina), Túnez (Túnez) y Ammán (Jordania). Nuestro objetivo es promover acciones noviolentas para la transformación social hacia la defensa de los derechos humanos, la seguridad humana y la justicia social. Los proyectos de cooperación internacional de la organización en las regiones del Maghreb, Mashreq, Este de Europa y Cáucaso, se combinan con estrategias de incidencia político-social en Cataluña, España y resto de Europa.
Novact da mucha importancia al trabajo con movimientos sociales, así como sus necesidades, intentando hacer de puente entre demandas sociales e instituciones.
Novact transversaliza la perspectiva de género en todas sus actividades, proyectos y funcionamiento por tanto en cada una de nuestras ofertas laborales, la sensibilidad y entendimiento de esta visión es fundamental para las candidaturas.
Funciones y tareas
El/la responsable de administración, finanzas y logística de la oficina de Túnez está a coordinado por la responsable de la oficina de NOVACT en Túnez, la coordinadora regional del Magreb y el responsable de Administración y Finanzas del Maghreb. Esta persona será responsable de:
1. ADMINISTRACIÓN
• Asegurar el cumplimiento de las formalidades requeridas por las autoridades gubernamentales y la correcta aplicación de la legislación local en la gestión de los recursos humanos de NOVACT en Túnez.
• Asegurar la existencia, el monitoreo y el archivo de todos los documentos administrativos y contables de la oficina de Túnez, garantizando un sistema de archivo eficiente y eficaz que facilite la localización de la documentación.
• Bajo la supervisión de la responsable de la oficina de NOVACT en Túnez, gestionar los contratos de trabajo, la preparación de las nóminas y el pago de los salarios del personal de la oficina de Túnez.
• Asegurar la gestión y el archivo de órdenes de misiones, boletos de avión, cartas de embarque y solicitudes de visa del personal de NOVACT en Túnez
• Realizar las declaraciones de impuestos según el calendario local.
• Hacer regularmente el pago del personal de la limpieza de la oficina de NOVACT en Túnez.
• Hacer el seguimiento de los contratos de seguros, arrendamiento, etc. (Negociación y gestión)
• Relación con las autoridades administrativas del país.
• Gestión y supervisión de los contratos con proveedores y terceros .
• Monitorear el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias y contractuales conforme a la legislación del país.
• Asegurar el seguimiento de la aplicación de los protocolos de la organización y de los donantes.
• Preparar y gestionar los archivos de exención de IVA para las autoridades competentes
FINANZAS
• Ser responsable de la gestión de la caja chica de la oficina de NOVACT en Túnez
• Preparar la previsión de tesorería de los gastos de la oficina de Túnez
• Llevar a cabo, revisar y consolidar el informe de gasto mensual de la oficina de NOVACT en Túnez y de los socios de los proyectos de NOVACT en el país al final de cada mes antes y enviarlo a la sede de acuerdo con los procedimientos internos de NOVACT y los donantes.
• Envío semanal del estado de gastos y pagos y los documentos contables relacionados con estos gastos a la responsable de la Oficina, la coordinadora del Magreb y al responsable de Administración y Finanzas del Magreb, y realizar la codificación en el software Matrix
• Verificar las facturas de proveedores y terceros y proceder a su pago de acuerdo con los procedimientos de adquisición de NOVACT y los donantes.
• Asegurar el mantenimiento de las cuentas de la organización (autorización, imputación, pagos de facturas, salarios …). Ejecutar los pagos, después de verificar la existencia de documentos de respaldo probatorios y la disponibilidad de fondos;
• Controlar la contabilidad de todos los gastos de oficina;
• Supervisar, validar y transmitir la contabilidad de la oficina de Túnez a la oficina central trimestralmente
• Participar en la preparación de los presupuestos anuales de la oficina de Túnez.
• Garantizar una buena organización y calidad de todos los documentos contables, facturas, recibos, extractos bancarios, documentos oficiales etc.
• Verificar de que los documentos contables estén correctamente clasificados físicamente y en el sistema de procesamiento de información digital de Sharepoint.
• Asegurar que los documentos contables y la contabilidad estén al día;
• Asegurar el control regular y periódico de la situación financiera regular de la oficina de Túnez;
• Establecer las conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas de la oficina en Túnez;
• Controlar las declaraciones de las organizaciones sociales (declaraciones y pagos de la CNSS).
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos estándar para la administración de efectivo, gastos, presupuesto de los proyectos e implementar medidas de seguridad (administración de efectivo, transferencias, anticipos) de acuerdo con los procedimientos de seguridad de dinero en efectivo de la oficina.
• Rastrear los saldos bancarios y el efectivo en proyectos semanalmente
• Realizar la conciliación de la tesorería física y teórica el último día del mes (recuento de efectivo)
• Apoyar la responsable de la oficina de Túnez en la evaluación de las necesidades financieras para el próximo mes y en las solicitudes de transferencia de dinero
• Realizar un seguimiento mensual y anual del presupuesto de la oficina.
• Realizar la conciliación bancaria.
• Realizar informes financieros internos y de los donantes.
• Responsable de la implementación del procedimiento de garantía de fondos.
• Asegurar la organización y preparación de auditorías anuales en colaboración con la responsable de la Oficina, la coordinadora del Magreb y el responsable de administración y finanzas del Magreb
• Llevar a cabo un monitoreo financiero con los socios y llevar a cabo la revisión y recuperación de las facturas y los documentos de respaldo de los proyectos de acuerdo con los procedimientos de NOVACT y sus financiadores.
Gestión financiera
En coordinación con la coordinadora regional de NOVACT en el Magreb:
- Administrar el presupuesto general del país; establecer un plan de flujo monetario anual para garantizar el suministro estable y adecuado de fondos para el desarrollo de las actividades del programa.
- Desarrollar y mantener estructuras operacionales que garanticen la producción de informes financieros y administrativos regulares de los proyectos
- Asegurar el cumplimiento de las regulaciones de los donantes en lo relativo a los procedimientos administrativos y financieros de los proyectos y del programa.
- Crear y mantener sistemas que garanticen el uso efectivo y transparente de los recursos financieros y el reporte oportuno de acuerdo con las políticas y procedimientos de los donantes.
- Colaborar con los auditores para facilitar su trabajo y reportar al equipo de Túnez para hacer cambios basados en sus hallazgos y recomendaciones.
- Asegurar la preparación, seguimiento y justificación en la forma y tiempo oportuno del presupuesto a nivel de país y de los proyectos
- Verificar de manera activa que la oficina nacional mantiene registros financieros completos, actualizados y precisos de todas las transacciones realizadas, incluyendo la documentación acreditativa de las mismas debidamente firmada, compulsada, sellada y numerada, así como el uso los formularios y plantillas adecuados.
- Verificar que todos los registros estén adecuadamente almacenados y clasificados para evitar pérdidas de cualquier tipo
- Supervisar y brindar apoyo a todo el personal en Túnez, y asegurarse que los procedimientos de las operaciones estándar se socialicen y cumplan.
- Asegurar de manera continua que los gastos de los proyectos estén en línea con el presupuesto establecido en los documentos del proyecto para la detección temprana del gasto insuficiente o excesivo por partidas, permitiendo que se aborden las posibles desviaciones adecuadamente y los proyectos finalicen con total cumplimiento del presupuesto pactado con los donantes
- Asegurar que los informes financieros del proyecto y las informaciones contenidas en los mismos que sean de la más alta calidad y conformes a los protocoles y procedimientos establecidos por los donantes y que se envíen en los plazos establecidos a la responsable regional del Maghreb de NOVACT y los donantes
- Asegurar el cumplimiento general de las auditorías de los proyectos y la transparencia financiera en la gestión de la oficina de NOVACT Túnez bajo la supervisión y la dirección del personal financiero y administrativo de la sede de NOVACT.
- Consultar al Gerente Regional de Finanzas, según corresponda, quién brindará la asistencia técnica necesaria
Logística
• Supervisar el equipamiento su mantenimiento y el mantenimiento de la oficina de Túnez.
• Supervisar la correcta gestión del parque informático.
• Realizar el inventario anual de equipos y activos fijos de la oficina de Túnez.
• Asegurar el mantenimiento del inmueble.
• Realizar las compras previstas en los proyecto de acuerdo con las reglas de NOVACT, los donantes y la normativa local.
• Asegurar la organización, control y valoración de los inventarios físicos.
• Asegurar que los recursos de la organización se utilicen exclusivamente en el contexto de sus propias actividades, en condiciones de transparencia, economía y seguridad;
• Proporcionar a la organización suministros de calidad a los mejores precios y dentro del plazo requerido;
• Participar en el comité de selección de proveedores con respecto a las compras en general (licitaciones, consultas restringidas, acuerdo directo, …) y asegurar que el proceso de compra se mantenga de acuerdo con los procedimientos internos, hacer el seguimiento hasta su recepción y garantizar el seguimiento de las quejas en caso necesario.
• Asegurar la optimización de los contratos para la provisión de bienes y servicios.
• Lanzar y estudiar las convocatorias de licitación.
Secretariado y apoyo a la traducción
• Realizar la recopilación de datos informáticos y archivo de documentos internos de la misión.
• Participar en el proceso de procesar las órdenes de la misión y poner a disposición los subsidios relacionados
• Dar apoyo en la traducción de ciertos documentos.
Control interno
• Asegurar el uso adecuado de los equipos adquiridos con el presupuesto de los proyectos
Perfil requerido
1. Formación
Titulación universitaria o técnica en el campo de la administración, finanzas y contabilidad
2. Experiencia profesional:
Al menos tres años de experiencia profesional en un puesto equivalente (monitoreo de legislación vigente, procedimientos de adquisición, cumplimento de la normativa de donantes, procesos y procedimientos de las ONG)
3. Idiomas
Francés e inglés: leído, hablado, escrito.
El conocimiento del árabe será considerado como un plus
4. Habilidades y calificaciones requeridas:
• Competente en Word, Excel, Access, Power Point y Outlook
• Capacidad organizativa.
• Rigor
• Capacidad para realizar múltiples tareas y priorización
• Capacidad de trabajo en equipo
• Honestidad
• Flexibilidad
• Interés por el sector de las ONG.
• Permiso de conducir.
Presentación de candidaturas
Las propuestas, incluida una carta de motivación y CV, deberán enviarse por correo electrónico antes del 15 de febrero de 2019 a la dirección de correo electrónico: laia@novact.org indicando en el asunto de la publicación «Responsable de administración, finanzas y logísticas de NOVACT en Túnez».
